“Công việc mua hàng và kế toán đơn giản ấy mà,
cứ thuê 1 – 2 nhân viên làm là được”
Trần Huyền Trang
Chủ nhà hàng Gà tươi Mạnh Hoạch
Mua hàng và kế toán giống như công việc hậu cần cho cuộc chiến cam go trên thương trường. Hậu cần vững chắc thì tiền tuyến mới có đủ sức cạnh tranh.
Bạn có thực sự hiểu về nghiệp vụ mua hàng
và kế toán trong ngành F&B?
Tuyển dụng sai
Thuê nhân sự mua hàng và kế toán không có kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B sẽ dẫn đến chất lượng công việc kém hiệu quả, số liệu tài chính sai lệch, v.v… Khi xảy ra vấn đề thì người này đổ lỗi cho người kia do không có quy định thưởng, phạt rõ ràng gắn với trách nhiệm của nhân viên.
Quy trình sai
Nghiệp vụ mua hàng và kế toán cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để có quy trình hoạt động hiệu quả. Nếu mỗi bộ phận chỉ chăm chăm làm đúng nhiệm vụ của mình thì sẽ xảy ra tình trạng công việc chồng chéo nhau, thời gian nhập hàng chậm trễ, thiếu sót chứng từ, số liệu kinh doanh không chính xác, v.v…
Quan niệm sai
Nhiều nhà hàng, quán cafe chỉ tập trung vào bán hàng, marketing để gia tăng doanh thu mà lơ là những công việc “hậu cần” như mua hàng và kế toán vì nghĩ rằng đây là nhiệm vụ đơn giản, dễ dàng. Tuy nhiên, trên thực tế, quản lý mua hàng và kế toán là khâu vô cùng phức tạp.
Quản lý sai
Một số chủ kinh doanh không kiểm tra tình trạng mua hàng, sổ sách kế toán thường xuyên mà giao toàn quyền cho nhân viên và chỉ xem báo cáo vào cuối tháng. Sự bất cẩn này có thể gây ra nhiều thất thoát và hao phí trong quá trình hoạt động.
“Nếu cứ mãi đắm chìm trong những phương thức quản lý cũ, các nhà hàng và quán ăn có thể bị bỏ lại trong cuộc đua kinh doanh khắc nghiệt. Áp dụng những phần mềm công nghệ hiện đại chính là giải pháp để tối ưu công việc mua hàng và kế toán”
Lê Anh Đức
Các vấn đề thường gặp trong công việc
mua hàng và kế toán
… và hãy để HT – POS giúp bạn
ĐẶT HÀNG THỦ CÔNG TỐN KÉM THỜI GIAN VÀ CÔNG SỨC
Nhân sự mua hàng vừa phải tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận khác, vừa phải theo dõi hàng tồn kho và làm việc với nhà cung cấp nên rất dễ xảy ra sai sót thông tin, tốc độ chậm chạp. Nếu không đáp ứng được nguyên vật liệu kịp thời để phục vụ khách hàng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc kinh doanh.
Χ Cách làm truyền thống: Nhân viên phải gọi điện, nhắn tin, gửi email hỏi hàng, chuyển đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận tình trạng đơn hàng.
√ Cách làm hiện đại: Nhân viên được giảm tải công việc, đẩy nhanh tốc độ mua hàng nhờ sử dụng phần mềm được kết nối trực tiếp đến nhà cung cấp để gửi đơn đặt hàng. Nhà cung cấp sẽ nhận được thông báo qua App trên điện thoại và phản hồi lại nhanh chóng.
KHÔNG ĐẢM BẢO ĐỊNH MỨC HÀNG TỒN KHO
Nhiều nhà hàng, quán cafe thường chủ quan, không liên tục cập nhật tình trạng tồn kho nên không biết số lượng nguyên liệu cần thiết còn bao nhiêu, không kiểm soát được tình trạng nguyên liệu hư hỏng và quá hạn sử dụng, không biết khi nào nên đặt hàng mới để bổ sung, v.v… dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu trong kho.
Χ Cách làm truyền thống: Nhân viên kho sẽ ghi chép lại số lượng hàng hóa theo tên nguyên liệu mỗi lần xuất/nhập kho và kiểm kê hàng hóa theo cách thủ công. Cách làm này vừa tốn kém chi phí nhân sự, vừa dễ xảy ra thất thoát, gian lận.
√ Cách làm hiện đại: Kế toán sẽ xây dựng bộ mã quy chuẩn, chuẩn hóa dữ liệu về nguyên liệu và hàng hóa. Nhân viên kho kiểm kê nguyên liệu định kỳ theo tính chất nguyên liệu chính, phụ và hàng chuyển bán. Chủ kinh doanh có thể theo dõi trữ lượng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực qua phần mềm quản lý, nắm bắt thông tin để đưa ra quyết định nhập hàng mới kịp thời.
QUẢN LÝ SỐ LIỆU THIẾU CHẶT CHẼ
Đối mặt với bộ số liệu mua hàng và kế toán “khổng lồ”, nhiều chủ quán gặp rắc rối do cách kiểm soát lỏng lẻo, dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, phát sinh chi phí, thất thoát nguyên vật liệu.
Χ Cách làm truyền thống: Nhân viên sử dụng excel thủ công, file dữ liệu cồng kềnh, bảng biểu thống kê phức tạp để báo cáo cho chủ kinh doanh. Hình thức quản lý này sẽ gặp nhiều vấn đề trong quá trình nhập liệu, đối chiếu và theo dõi.
√ Cách làm hiện đại: Chủ kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý kho kết nối trực tiếp với hệ thống POS để đồng bộ dữ liệu, từ đó sở hữu các báo cáo, thống kê phân tích chuyên sâu về quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, nhà cung cấp, v.v… Phần mềm cũng cung cấp đầy đủ số liệu để phục vụ cho công tác kế toán trong nhà hàng, quán cafe.
KHÔNG SỞ HỮU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐẦY ĐỦ
Nhiều nhà hàng, quán cafe không lưu trữ chứng từ và ghi nhận số liệu đầy đủ, gặp khó khăn trong việc xử lý sổ sách và quản lý kế toán, cuối tháng không có báo cáo dòng tiền, lãi lỗ khiến chủ quán không nắm được sức khỏe tài chính và tình hình kinh doanh.
Χ Cách làm truyền thống: Tuyển 1 – 2 nhân sự kế toán nhưng thường khó tìm người có kinh nghiệm trong ngành F&B, nhân sự không ổn định và thay đổi thường xuyên. Nhà hàng, quán cafe vừa tốn chi phí lương nhân sự, vừa phải mua phần mềm kế toán.
√ Cách làm hiện đại: Chủ quán sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài để sở hữu quy trình kế toán bài bản, kiểm soát sổ sách chặt chẽ, đảm bảo tính liên tục, không phải lo quản lý nhân sự, có báo cáo chuẩn ngành F&B đúng thời hạn mà không cần mua phần mềm.
Những nghiệp vụ trong kinh doanh F&B có thể bạn quan tâm
Về chúng tôi
Công ty nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, đội ngũ lập trình viên giỏi chúng tôi cam kết mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng
Ngành hàng
- Thời trang
- Tạp hóa & Siêu thị mini
- Mỹ phẩm
Dịch vụ
- App bán hàng
- Thiết kế Website
- Tư vấn chuyển đổi số
Liên hệ
- Email: info@ht-solution.vn
- SĐT: 0243 201 6164
- Địa chỉ: C28, TT6, KĐT Văn Quán, Phúc La, Hà Đông
Bản quyền © HT-POS Inc. 2023 Bảo lưu mọi quyền.
